Hoe zet je een top evenement neer?

Een evenement neerzetten als freelancer kan een enorme uitdaging zijn. Je hebt al snel het gevoel dat je er helemaal alleen voor staat. Dat lijkt misschien zo, maar dat is niet helemaal de waarheid. Een goed evenement zet je samen met alle partijen die betrokken zijn neer. Je hebt nu eenmaal als eenpitter hulp van buitenaf nodig bij het organiseren van bijvoorbeeld een symposium, seminar of een event op een externe feestlocatie. Hoe zorg je er nu voor dat alles een beetje soepel verloopt? Je hebt tenslotte maar één kans om alles echt goed neer te zetten. Daarom geef ik in deze blog een aantal tips waarmee jij als freelancer ook een top evenement neer kunt zetten.

dj feest

Begin met het bepalen van je doelstellingen

Als freelancer kan het organiseren van een event op een externe locatie een enorme investering is. Daarom is het extra belangrijk om duidelijke doelstellingen voor jezelf neer te zetten. Een goed evenement organiseer je met een doel. Wil je bijvoorbeeld iets verkopen op een evenement, wil je gewoon kennis overbrengen of is netwerken je doel? Wat je doel ook is, zorg dat je deze SMART formuleert. Je weet namelijk alleen of jij je doelstellingen hebt behaalt wanneer je ook zeker weet dat je deze kunt meten.

Zorg voor een draaiboek

Doordat je als freelancer echt geen tijd hebt om alles zelf te regelen is een draaiboek de levensader voor het organiseren van je evenement. Zorg dat je precies beschrijft, tot in detail dus, waar je allemaal gebruik van wilt maken op je event. Beschrijf de catering, het gebruik van beeld en geluid en natuurlijk het programma. Zorg ervoor dat iedereen dit draaiboek ontvangt. Een draaiboek moet de levensader zijn van jouw evenement. Een duidelijke richtlijn waarmee jij je eerder opgestelde doelen wilt behalen.

Stuur uitnodigingen op tijd en vaak genoeg

Er zijn voldoende mensen die denken dat één uitnodiging en één berichtje versturen over jouw evenement voldoende is. Mensen die niet reageren zullen wel geen interesse hebben denken ze dan. Niets is echter minder waar. Mensen zijn druk, heel druk. Zeker door de weeks wanneer ze aan het werk zijn. Soms leggen ze dus zaken naast zich neer en dat betekent dat je ze soms even extra moet herinneren. Zorg er daarom dat je op de voorgrond en op de kaart blijft met je evenement.

Succes!

ik wens je ontzettend veel succes bij het organiseren van je evenement op een externe locatie en hoop dat je door middel van de tips uit deze blog meer inzicht en handvatten hebt gekregen.

admin Author

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *