De letterlijke vertaling van payroll van Engels naar Nederlands is ‘loonlijst’. In Nederland verstaan we vooral de benaming voor het uit handen geven van het juridisch werkgeverschap en de daarbij behorende salarisadministratie van medewerkers. Vaak zet een werkgever zijn werknemer op de loonlijst, maar bij het kiezen voor payroll geeft hij dit uit handen aan een payroll bedrijf.
Een simpele uitleg van payroll: de payrollorganisatie zet de medewerker bij hen op de loonlijsten en zij regelen de gehele administratie, terwijl de ondernemer de werving, selectie en dagelijkse leiding doet. Zo zijn de personeelszaken altijd goed geregeld, zonder onnodig risico.
Werkzaamheden van een payrollonderneming
We gaan nu wat dieper in op de werkzaamheden van een payroll organisatie. De belangrijkste reden voor een ondernemer om te gaan payrollen, is om een hoop werk uit handen te geven. Denk hierbij aan:
- Arbeidsovereenkomsten en -voorwaarden laten ondertekenen en beoordelen;
- Het uitbetalen van salaris;
- Verstrekken van loonstroken en de jaaropgaven;
- Het verwerken van de ziek- en betermeldingen;
- De premies en loonbelasting afdragen volgens de laatste wet- en regelgeving;
- De administratie omtrent verlof en vakantiedagen verwerken;
- Ontslag en transitievergoedingen verwerken.
Voordelen van payroll
Payrolling heeft een groot aantal voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. De belangrijkste argumenten voor organisaties om te kiezen voor verlonen op payrollbasis is risicobeheersing, kostenbesparing, tijdsbesparing, verlengstuk van HR-afdeling en betrokken medewerkers. En het allerbelangrijkste argument, en tevens grootste voordeel voor werknemers, is dat alles van a-tot-z goed is geregeld.
De belangrijkste voordelen voor werkgevers: zelf te allen tijde volledig de regie
Geen werkgeversrisico’s
Als ondernemer ben jij vrij van werkgeversrisico’s en -plichten. Jij hoeft je dus niet meer bezig te houden met het regelen van jouw personeelsadministratie en het juist hanteren van het arbeidsrecht. Ook draai jij niet op voor de kosten van doorbetaling bij eventuele ziekte of arbeidsongeschiktheid. Alles wordt volledig volgens de laatste wet- en regelgeving geregeld.
Minder personeelskosten
Doordat het payrollbedrijf gespecialiseerd is in het contract- en verloningsproces pakt de samenwerking met een payrollbedrijf in veel gevallen zelfs goedkoper uit dan wanneer jij de medewerkers zelf in dienst neemt. Je bespaart namelijk aanzienlijk op de kosten van jouw eigen loon- en contractadministratie, de accountantskosten en niet te vergeten de ziektekosten. Bovendien ben je met payrollen aanzienlijk goedkoper uit dan bij een samenwerking met een detacheringbureau. Dit verschil kan oplopen tot enkele euro’s per uur.
Minder administratie
Het payrollbedrijf regelt alle administratieve werkzaamheden, zoals de personeel- en salarisadministratie, de verzuimaanpak en alle contacten met fiscus en de sociale dienst.
Betrokken medewerkers
Bij payrollen zorg je zelf voor de werving, begeleiding en selectie van jouw werknemers. Ook de functioneringsgesprekken, personeelsplanning, het inwerken en opleiden wordt aan jou over gelaten. Dit zorgt voor betrokkenheid tussen jou en het personeel.
Verlengstuk HR-afdeling
Een goed payrollbedrijf verzorgt niet alleen alle administratieve en juridische werkgeverstaken, maar heeft ook een eigen verzuimafdeling met opgeleide specialisten die het welzijn van jouw medewerkers centraal stellen. Ook kun je bij een goede payrollorganisatie terecht met juridische vraagstukken en dergelijke.
